Smart Working, i nostri strumenti di lavoro ai tempi del coronavirus

Tutto quello che serve per lavorare in mobilità e in casa in Home Working


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Smart Working, anche se in realtà in questo momento storico è più corretto dire Home Working

Eccoci qui, tutti a casa agli arresti domiciliari, costretti nelle nostre 4 mura domestiche. Per alcuni può essere noioso, snervante, per altri una occasione per riposare, leggere, studiare, per altri ancora è un momento per riscoprire vecchie passioni, per una buona parte un momento per provare questo Smart Working di cui tutti parlano ma che fino ad ora, almeno in Italia, viene visto con sospetto.

E' di quest'ultimo aspetto che in questo articolo vogliamo parlare, lo Smart Working ai tempi del Coronavirus. Oggi più che mai si parla di questo modo di lavorare che in molti paesi è una realtà ormai da anni, e che qui in Italia fino ad ora ha stentato a decollare, ma che ora gioco forza è finalmente un argomento di attualità, ci voleva una Pandemia!!!

Si sente molto spesso parlare di Smart Working, in relatà in maniera impropria, almeno in questo preciso momento storico. Con lo Smart Working per definizione si intende un modo di lavorare Smart appunto, semplice, non legato ad un luogo fisso, si può lavorare al parco, al bar, in un coworking, in attesa in una Lounge aereoportuale, insomma dove si vuole purchè si abbia a disposizione un Laptop, un tablet, uno smartphone e una connessione internet.

Quello che invece stà avvenendo oggi è il fenomento dell' Home Working, il lavorare appunto da Casa, quindi un lavoro che si svolge completamente all'interno delle mura domestiche, con tutti i PRO e i CONTRO del caso.

Pro e Contro dell' Home Working e dello Smart Working

Preciso subito che i PRO a cui tutti stiamo pensando, pause caffè quando si vuole, relax, sigaretta, telefonate ecc..., non sono assolutamente dei PRO, ma al contrario, i CONTRO!!!

Ci sono delle regole che è bene imporsi fin da subito, e che vi aiuteranno nello svolgere il vostro lavoro da casa nel modo più produttivo possibile:

  • Alzatevi presto, alla stessa ora dell'ufficio
  • Fate attività sportiva e poi una bella colazione
  • Vestitevi come se andaste a lavoro, non restate in pigiama
  • Createvi una postazione lavorativa comoda e luminosa, e occhio alla sedia
  • Non lavorate sul divano
  • State lontani dal frigo
  • Ogni 2 ore fate una pausa di 15 minuti, alzatevi e sgranchitevi
  • Areate spesso la stanza
  • Eliminate le chat, meglio chiamate o web meeting
  • Bevete molta acqua
  • Niente TV, si alla musica di sottofondo( se non vi da fastidio)
  • Non badate ai bambini mentre lavorate, creativi del tempo solo per loro in un altro momento
  • Non lavorate dopocena o nel fine settimana
  • Usate un monitor grande
  • Cercate di fare gli stessi orari lavorativi
  • A fine giornata staccate, e leggete un buon libro
NON mischiate mai la vita personale con quella lavorativa, altrimenti tutto si confonde e quello che doveva essere un benificio finisce per diventare uno stress.

Lavorare a casa è sicuramente più comodo, vi evita di passare ore nel traffico, vi fa ottimizzare maggiormente il tempo, e, rispettando le regole che vi ho elencato sopra, vi permetterà di essere più produttivi grazie al quasi completo isolamento.

Il Contro di tutto questo, è sicuramente la conciliazione con la vita personale, dove finisce il lavoro e dove inizia la vita privata? Questo è l'aspetto più controverso, bisogna essere bravi e disciplinati, e bisogna che dall'altra parte ci siano persone in grado di capire che lo stare a casa non significa essere a completa disposizione di famigliari e parenti, ma che ci sono dei paletti "virtuali" da non oltrepassare in determinati momenti.

Smart Working - Sturmenti di Produttività

Ci sono tantissimi strumenti per la produttività, noi personalmente ne utilizziamo alcuni, ci troviamo bene con questi, ma se fate un giro su internet ne troverete sicuramente di altrettanto validi e più adatti al vostro lavoro e alle vostre esigenze.

Google Docs

Il primo che vi segnalo fa parte della suite gratuita di Google, Google Docs in particolare è lo strumento che usiamo per la condivisione documentale, avrete la possibilità di creare fogli Excel, documenti Word e molto altro, condivisibili e modificabili in tempo reale contemporaneamente con altri membri del Vostro Team di lavoro

Trello

Trello è uno degli strumenti che utilizziamo per monitorare l'andamento dei nostri progetti, potete creare una bacheca dove inserire i vari progetti e tutte le fasi di sviluppo, e condividere ogni fase con altri membri del team.

Potrete assegnare i progetti a persone diverse, in modo che solo le persone interessate a quel progetto possano lavorarci su e modificare le informazioni aggiornando lo stato dei lavori

Suite Adobe

La suite Adobe è tra le migliori in commercio, noi utilizziamo in particolare Dream Viewer, Premiere,Photoshop e Acrobat.

Non c'è bisogno di presentazioni.

Microsoft Visual Studio

Questo è un software dedicato all'ambiente programmazione, nello specifico noi lo utilizziamo per i nostri progetti WEB ma non solo. Per chi ama il codice, questo di Microsoft è uno strumento al TOP.

Apple FinalCut

Ultimo, ma non per importanza, Finalcut, lo strumento per editing video migliore che ci sia, a detta mia e di molti esperti del settore. La sinergia Finalcut - device Apple è totale, lo strumento è potentissimo e grazie all'ottimizzazione è in grado di farvi risparmiare parecchio tempo sia nell'editing che nel rendering successivo.

Davvero un must, superconsigliato se siete amanti del video making.

Smart Working - Sturmenti di Comunicazione

Gli strumenti di comunicazione sono in grado di tenerci in contatto con colleghi e membri del Team, quasi come fossimo in ufficio o in una sala riunioni insieme a loro.

Gli strumenti da poter utilizzare sono tanti, quelli che noi utilizziamo di frquente sono questi:

Microsoft Skype

Skype è sicuramente il più famoso ed utilizzato per le videochiamate, noi lo utilizziamo per singole e brevi video call, anche con colleghi all'estero

Microsoft Teams

Microsoft Teams è un ottimo strumento per video meeting e collaborazioni, in cui gli interlocutori possono essere più di uno.

E' ottima l'integrazione con Outlook, quindi se qualcuno fissa per voi in calendario una riunione o un meeting, oltre a ritrovarvela nel calendario di outlook, ve la ritroverere nel calendario di Teams, e non rischierete mai di perdervi una riunione di lavoro grazie alle notifiche.

Microsoft Outlook e Suite Office 365

Ci facciamo praticamente tutta la nostra pianificazione lavorativa, in termini di scadenze, meeting, riunioni, impegni ecc... Grazie ad Exchange possiamo integrare tutto su altri calendari, io ad esempio ribalto tutto anche su iCal di Apple e Google Calendar, in modo da avere i calendari tutti sincronizzati e disponibili su tutti i vari device.

Bisogna perderci un pochino di tempo a configurare il tutto, ma vi assicuro che una volta fatto avrete tutto, o quasi, sotto controllo!!!

Wathsapp Web

E' uno di quegli strumenti che nella lista ho messo tra le cose da non avere(chat).

Per uso lavorativo ne riconosciamo però la validità e l'immediatezza, quando non c'è altro modo di comunicare noi lo usiamo con profitto anche per scambiare file.

Smart Working - Sturmenti di Archiviazione

Gli strumenti di Archiviazione documentale in cloud ci aiutano in smart working proprio perchè ci danno accesso a tutto ciò che ci serve da qualsiasi parte ci troviamo a lavorare.

Questi che vi elenchiamo sono i più famosi e quelli che utilizziamo noi di frequente:

Google Drive

Fa parte della suite di strumenti Google, come Google Docs, e vi permette di avere a disposizione uno spazio di archiviazione fino a 15GB in cloud.

E' completamente gratuito e si integra con tutti i dispositivi (PC, Tablet, Smartphone) e tutti i S.O.

Amazon Drive

Altro spazio di archiviazione in cloud fornito questa volta da Amazon. Se sei abbonato Amazon Prime hai spazio illimitato per Photo in alta risoluzione, e 5 GB per altri documenti.

Apple iCloud

Dedicato agli utenti Apple, offre spazio gratis fino a 5GB.

Microsoft OneDrive

Spazio in cloud di Microsoft, gratuito fino a 5GB, poi nelle varie versioni a pagamento arriva fino a 1TB. Noi lo usiamo nel pacchetto Office 365.

We Transfer

Servizio online per il trasferimento di file di grandi dimensioni. E' gratuito per il trasferimento di massimo 2GB per singolo invio. C'è anche nella versione PRO

NAS Synology

Soluzione di storage in casa, i NAS(Network Attached Storage) sono dispositivi di archiviazione intelligente connessi alla tua rete domestica o professionale.

Avere un NAS è come avere un cloud personale all'interno della propria casa o ufficio. Noi utilizziamo 2 NAS Synology modello DS218 Play, e li utilizziamo sia per archiviazione, sia per condivisione in cloud, che come web server per progetti web in produzione, e per molte altre cose.

Se volete approfondire vi lascio il link all'articolo dedicato.

Smart Working - Postazioni di lavoro

Per quanto riguarda le postazioni di lavoro, ognuno ha la sua anche in base a gusti puramente estetici e di spazio. Nel video trovate una carrellata di nostri dispositivi che utilizziamo quotidianamente sulle nostre postazioni di lavoro.

Di seguito i link ad alcuni dei prodotti che utiliziamo quotidianamente per lavorare, li trovate nel dettaglio anche nel video.

Occhiali Nowave anti luce blu

Multipresa Woodie Milano

MacBook Pro 13 pollici

NAS Synology

Tastiera Logitech

Mouse Logitech

Streamcam Logitech

Button Logitech

Monitor Asus

Hub Satechi

Smart Working - Conclusioni

Spero che questo articolo, ed il video vi siano stati d'aiuto nel capire come organizzarsi al meglio per lavorare in smart working o home working che dir si voglia. L'importante è sempre sapersi organizzare e darsi una disciplina.